Fünf Tipps für Urlaub ohne Chaos

Tipp 1: Aktionen vorbereiten
Wer in der Apotheke gerne Aktionen durchführt, kann dies auch für die Ferienzeit planen. Das Wichtigste ist, alle benötigten Materialien rechtzeitig zu bestellen und die Kollegen optimal zu briefen. Dazu muss man auch bereit sein, einmal die Zügel aus der Hand zu geben. Sind die Kunden daran gewöhnt, dass Aktionen häufiger stattfinden, so sollte man diese nicht aussetzen, nur weil ein Teammitglied im Urlaub ist. Ohnehin ist es wenig sinnvoll, die komplette Last für Sonderaktionen immer auf eine einzige Person zu legen. Eine gute Planung beinhaltet hier eine „To-do-Liste“ für alle, die die Aktion später durchführen sollen.

Tipp 2: Kundenversprechen einhalten
Sichert man einem Kunden beispielsweise zu, sich um ein Medikament zu kümmern, das nicht lieferbar ist, so sollte das eingehalten werden. Dazu ist eine umfassende Übergabe unabdingbar. Alles was mit den Kunden abgesprochen wurde, muss schriftlich festgehalten und den Kollegen mitgeteilt werden. Das ist übrigens nicht nur in der Urlaubszeit wichtig. Niemand kann sicher sagen, ob er nicht einmal krank wird oder aus anderen Gründen fehlt. Auch dann würden einmal gemachte Versprechen dem Kunden gegenüber nicht eingehalten, und das fällt auf den gesamten Betrieb zurück. Daher ist ein festes Übergabeprotokoll sinnvoll, das neben dem Namen und der Telefonnummer des Kunden auch Platz für Besprochenes enthält. Sinnvoll ist es ebenfalls, sich hier zu notieren, wer sich bis wann darum kümmern soll.

Tipp 3: Rezeptur checken
Fährt die Person in Urlaub, die für die Rezeptur verantwortlich ist, so sollten im Vorfeld einige Punkte abgearbeitet werden. Sind noch genügend Etiketten vorhanden? Ist der Vorrat an Wirkstoffen und Grundlagen ausreichend, und wie sieht es mit den Behältnissen aus? Ist das Gefahrstoffverzeichnis auf dem neuesten Stand, falls der Pharmazierat zu Besuch kommt? Sind die Verfalllisten kontrolliert und die Hygienepläne vorbereitet? Gibt es komplizierte Rezepturen wie beispielsweise Kapseln für Säuglinge, die die Kollegen vielleicht lange nicht mehr hergestellt haben? Oder eine Lösung, bei der es wichtig ist, die Reihenfolge der Inhaltsstoffe einzuhalten, damit nichts ausfällt? Dann ist eine rechtzeitige Einweisung dringend nötig. Auch hier wäre eine schriftliche Übergabeliste mit allen Problemrezepturen sinnvoll.

Tipp 4: Labor nicht vergessen
Gerade wenn für die Rezeptur zur Sicherheit noch Grundlagen und Wirkstoffe bestellt wurden, sollten diese auch rechtzeitig geprüft werden. Das bedeutet, dass man nicht gerade am letzten Tag vor der großen Fahrt die Rezeptur überprüft und Stoffe bestellt. Sonst macht man den zu Hause gebliebenen Kollegen mehr Arbeit, als man ihnen erspart. Wenigstens 14 Tage vor der Reise sollte daher das Lager geprüft und für die Reisezeit ausreichend Nachschub bestellt werden. Dann reicht die verbleibende Zeit auch noch aus, um die Identitätsprüfungen durchzuführen. Kommt dennoch etwas dazwischen, so ist auch hier abzuraten, eine Liste mit den Aufgaben zu führen, die übrig geblieben sind. Denn kommt eine Rezepturbestellung an und die Wirkstoffe sind zwar im Haus, aber noch ungeprüft, dann setzt das die Herstellenden unnötig unter Druck.

Tipp 5: An die Schaufenster denken
Es wird so schnell vergessen, wenn die vermeintlich wichtigeren Dinge abgearbeitet werden. Häufig ist in der Apotheke nur eine einzige Person für die Gestaltung der Schaufenster verantwortlich. Geht diese in Urlaub, so sind die Packungen in diesen wichtigen Werbefenstern häufig bei ihrer Rückkehr verblichen und von der Hitze verbogen. Dabei sind sie das Gesicht der Apotheke und sollen im besten Fall neue Kunden anziehen und die Stammkunden dazu animieren, wieder einmal hereinzuschauen. Kartonagen, die vier Wochen und länger dort stehen, erfüllen diesen Zweck nicht mehr. Daher gilt es, entweder direkt vor der Reise einmal frisch zu dekorieren oder die Dekostücke samt besprochenem Zeitfenster für die Kollegen bereitzustellen.

Wie man sieht, ist es wichtig, für einen geregelten Ablauf in der Apotheke vorausschauend zu planen. Egal an welchem Arbeitsplatz, es gibt überall eine Person, die dort am meisten Überblick hat. Diese sollte für die Zeit ihres Jahresurlaubes einen Plan erstellen, was wann zu erledigen ist. Wer das dann genau machen soll, ist dort ebenfalls zu vermerken und wird am einfachsten in einer rechtzeitig terminierten Teamsitzung festgehalten. Wenn alle zusammenhalten, muss sich niemand Sorgen machen, dass zu viel Arbeit liegenbleibt oder gar ein komplettes Chaos vorherrscht, wenn man aus dem Urlaub zurückkehrt. Wenn klar ist, dass man die Apotheke entspannt verlassen kann, weil alles gut geregelt ist, dann lassen sich die freien Wochen noch einmal so gut genießen.