Betriebsprüfung

Fehler im Finanz-QMS werden teuer Alexander Müller, 24.08.2017 15:22 Uhr

Berlin - Wenn man bei der Buchhaltung alles richtig macht, hat auch das Finanzamt nichts zu meckern. Richtig? Falsch. Denn Apotheken müssen auch noch aufschreiben, dass sie alles richtig machen. Verfahrensdokumentation heißt das Zauberwort. Der Inhaber muss schriftlich festhalten, wie welcher Prozess in der Apotheke abläuft. Das ist eigentlich ein alter Hut, aber in Nordrhein-Westfalen (NRW) wird das Thema bei Betriebsprüfungen aktuell sehr heiß gekocht. Apotheken zwischen Rhein und Ruhr könnten Steuerberatern zufolge demnächst verstärkt mit Hinzuschätzungen wegen formaler Fehler konfrontiert werden.

Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation, dem „Finanz-QMS für Apotheken“ ist nicht neu. Sie wurde erstmals 1995 in den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) erwähnt und in den seit 2015 geltenden „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) präzisiert. Zu einer korrekten Finanzbuchhaltung zählen demnach auch die vorgelagerten Systeme, also etwa das Warenwirtschaftssystem. Dieses muss – wie die Buchhaltung insgesamt – von der Verfahrensdokumentation erfasst sein.

„Die Finanzverwaltung hat erkannt, dass die wesentlichen Daten zur Finanzbuchführung aus dem Warenwirtschaftssystem heraus generiert werden. Dementsprechend soll die Verfahrensdokumentation die Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit des gesamten Buchführungsprozesses im weitesten Sinne in der Apotheke dokumentieren“, erklärt Steuerberater Nelson Cremers.

Bisher hätten die Finanzämter im Rahmen von Betriebsprüfungen lediglich auf die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation hingewiesen. Das sei jetzt vollkommen anders. Bei allen Betriebsprüfungen im vergangenen Jahr sei in Apotheken das Warenwirtschaftssystem mitgeprüft worden. „In sämtlichen Betriebsprüfungen wurde bereits die Frage aufgeworfen, ob eine Verfahrensdokumentation mit integriertem internen Kontrollsystem existiert“, berichtet Cremers.

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