Medicharge: Apotheker digitalisiert Heimversorgung

„Ursprünglich wollte ich nur das ganze Gefaxe loswerden“, sagt der Inhaber der Bodden Apotheke in Stralsund. Sechs Pflegedienste versorgt er, insgesamt verblistert er für rund 800 Patienten. „Der Aufwand dafür im Backoffice war beachtlich. Es hat sehr viel Zeit gefressen, weil alles handschriftlich erledigt werden musste. Bei Nachfragen musste man alle Dokumente durchwühlen und dauernd hat das Telefon geklingelt. Das hat auch an den Nerven der Mitarbeiter gezehrt.“

Ein Mitarbeiter sei zuvor 25 Stunden pro Woche nur damit beschäftigt gewesen, Bestellungen zu bearbeiten, die entweder als Fax oder als ausgedruckte E-Mail hereinkamen, jede Kleinigkeit in Formularen festzuhalten und dann per Fax zu verschicken. Dabei mussten alle Arbeitsschritte schriftlich dokumentiert und in einem Ordner abgeheftet werden. Änderten sich Bestellungen, waren neue Formulare notwendig. Hinzu kamen ständige telefonische Nachfragen in beide Richtungen – nicht zuletzt, weil der Absender eines Faxes keine Empfangsbestätigung erhalt, also bei wichtigen Änderungen noch einmal persönlich nachgefragt werden musste.

Dabei ließen sich die meisten dieser Tätigkeiten durch digitale Anwendungen ersetzen und weitaus effizienter gestalten. Das dachte sich auch Eschrich und nahm Kontakt zu den Softwareentwicklern von Orcas auf. Gemeinsam entwickelten sie mit Mediacharge ein digitales Rezeptmanagementsystem, das auf die Bedürfnisse von heimversorgenden Apotheken zugeschnitten ist.

Dabei handelt es sich um eine Kommunikationsplattform für Medizinbestellungen, Medikationsmanagement und Informationsaustausch zwischen Apotheken und Heimen. Im Portal können alle wesentlichen Arbeitsschritte abgebildet werden, Bestellungen kommen nicht nur an, sondern können mit wenigen Klicks auch dem Botendienst zugeteilt werden. Die Kommunikation erfolgt ebenfalls innerhalb des Portals per Messaging – umständliches Abtelefonieren soll so entfallen. Die Dokumentation erfolgt dabei automatisiert. „Im Prinzip kann alles über Texteingabe übermittelt werden. Wir haben bewusst Wert auf eine einfache Bedienung gelegt“, sagt Eschrich.

„Der Einstieg ist denkbar einfach: Man muss sich nur online anmelden und seine Daten eintragen. Es braucht keine Installation und das Angebot ist monatlich kündbar“, erklärt Orcas-Geschäftsführer Mario Gleichmann. „Wir haben versucht, das System so transparent wie möglich aufzubauen.“ 70 Euro pro Pflegedienst kostet das monatlich kündbare Angebot, bei einer Vertragslaufzeit von einem Jahr sinkt der Preis auf 50 Euro im Monat. Fünf Apotheken mit insgesamt 30 Pflegediensten würden Medicharge bereits nutzen, erzählt er. Und die Zahl solle bald noch steigen. „Wir stehen kurz vorm Release der zweiten Version, die noch schneller, einfacher und übersichtlicher ist“, sagt Gleichmann. Parallel werde gerade ein Vertriebsteam in Berlin aufgebaut, um auf Kundenakquise zu gehen.

Eschrich zufolge könnten Apotheken bis zu 30 Prozent Arbeitszeit in der Heimversorgung einsparen. „Den größten Effekt hat es, wenn auch das jeweilige Heim mit angeschlossen ist“, sagt er. Dann könnten beispielsweise auch Bestellungen aus den Excel-Tabellen der Heimsoftware importiert und von der Software automatisch erkannt werden. Die Daten der jeweiligen Pflegedienste würden auch nur lokal in eigenen Datenbanken gespeichert – das gesamte System sei komplett DSGVO-konform, versichert Gleichmann. Die Entlastung von Mitarbeitern und deren Nerven könne Apotheken auch helfen, sich allgemein in der Heimversorgung besser aufzustellen: „Man kann das als zusätzliche Dienstleistung anbieten, um aus der Masse hervorzustechen, oder durch die freiwerdenden Kapazitäten weitere Heime in die Versorgung aufnehmen“, so Eschrich.