Die Rezeptabrechnung mit den Krankenkassen ist heute so komplex, dass eine Apotheke sie weder organisatorisch noch finanziell alleine bewältigen könnte. Deshalb übernehmen Rechenzentren das Scannen der Rezepte, die Logistik und die Abrechnung. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Prozesse leicht, der technische Aufwand bleibt aber immer derselbe.

Die Rezepte werden normalerweise zweimal monatlich in der Apotheke abgeholt, gegen Aufpreis sind bei den meisten Rechenzentren auch kürzere Abstände möglich. Die standeseigenen Rechenzentren setzen für die Abholung der Rezepte häufig den Großhandel ein. Andere Anbeiter, darunter viele kleine Rechenzentren, beschäftigen eigene Logistiker. Einen dritten Weg geht die AvP aus Düsseldorf: In Zusammenarbeit mit DHL Express sollen die Sendungen über den Einsatz einer RFID-Technologie sicherer werden.

Geht ein Rezept auf dem Weg zum Rechenzentrum verloren, hat die Apotheke trotzdem keinen Verlust: „Unsere Dienstleistung beginnt in dem Moment, in dem der Apotheker ein verschriebenes Medikament abgibt. Denn von diesem Zeitpunkt an ist das Rezept, das für den Apotheker ja bares Geld wert ist, versichert“, erklärte ein Sprecher der VSA gegenüber APOTHEKE ADHOC.

Im Rechenzentrum werden die Rezepte digitalisiert, das Erstellen der Images und die elektronische Abrechnung sind gesetzlich vorgeschrieben. Hochleistungsscanner schaffen mehr als 100.000 Rezepte in der Stunde. Da keine Technik fehlerfrei arbeitet und nicht alle Ärzte und Apotheker modernste Drucker verwenden, müssen circa 15 Prozent der Rezepte von Mitarbeitern kontrolliert werden. Viele Rechenzentren bieten auch eine Rezeptprüfung an, um Retaxationen schon im Vorfeld zu vermeiden.

Die Krankenkassen bekommen alle Daten digital sowie zusätzlich die Originale auf dem Postweg. Die Rechenzentren müssen also alle Rezepte nach Krankenkassen sortieren, verpacken und verschicken. Monat für Monat werden 35 Millionen Rezepte mit rund 50 Millionen verordneten Medikamenten verschickt. Jede Verordnung wird von den Rechenzentren mit einem individuellen Code bedruckt, damit sie gegebenenfalls im Lager leichter gefunden wird. Die Krankenkassen müssen die Originale mehrere Jahre aufbewahren.

Bei der Abrechnung bekommen die Krankenkassen alle Daten bis ins Detail, also jeden Einzelposten auf jedem Einzelrezept. Die Aufstellung samt Rechnung geht wiederum digital und in Papierform an die Kassen. Aus diesem Grund haben sich die Rechenzentren auch darüber geärgert, dass die Kassen für die Rückabwicklung des Kassenabschlags 2009 erneut Daten angefordert hatten.

Auch die Apotheken bekommen eine Abrechnung, allerdings weniger aufwendig: Angegeben sind die Anzahl der Rezepte, das Gesamtvolumen der Abrechnung sowie die Gebühren des Rechenzentrums. Ausgewiesen werden zusätzlich Hersteller- und Kassenabschlag, Zuzahlungen, Retaxationen sowie die Verteilung der Mehrwertsteuersätze. Die Apotheken können Einzelverordnungen je nach Anbieter in einem gesicherten Bereich auf der Homepage des Rechenzentrums einsehen.

Eine besondere Rolle spielt der Herstellerabschlag. Dabei gehen die Rechenzentren für die Apotheken finanziell in Vorleistung. Denn die Krankenkassen erhalten schon bei der Abrechnung das Geld, während die Hersteller laut Rahmenvertrag ein Zahlungsziel von zwölf Tagen haben. Kritisch wird es nur, wenn sich Unternehmen und Kassen über die Abschlagspflicht einzelner Produkte nicht einig sind. Dann müssen - wie jetzt bei der „Blacklist“ - die Apotheken und ihre Rechenzentren den Streit ausbaden.

Für ihre Dienstleistungen werden die Rechenzentren von den Apotheken in den meisten Fällen prozentual am Rezeptumsatz beteiligt, Pauschalen sind die Ausnahme. Marktüblich sind zwischen 0,2 und 0,3 Prozent des Umsatzes. Sonderleistungen - etwa schnellere Zahlungen - können gegen Aufschlag vereinbart werden. Überhaupt ist die Geschwindigkeit bei der Abrechnung ein entscheidendes Kriterium, zumal die Liquidität für viele Apotheken immer wichtiger wird.