Kostenvoranschläge gehören in der Hilfsmittelversorgung seit jeher zum Geschäft. Neuerdings fordern die Krankenkassen die Anträge in elektronischer Form. Damit sollen Wege und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Für die Kassen ist das eine komfortable Lösung, denn sie geben die Technik an externe Dienstleister ab. Die Kosten tragen die Leistungserbringer. Apotheken können sich an ihre Rechenzentrum wenden oder eine branchenspezifische Schnittstelle nutzen.

Im Gegensatz zur Orthopädie- und Rehasparte, wo bereits seit 2006 Genehmigungen online eingeholt werden und es entsprechende Schnittstellen in der Software gibt, ist der elektronische Kostenvoranschlag bei Apotheken noch nicht Standard. Seit gut einem Jahr schreiben Barmer GEK und Techniker Krankenkasse (TK) die Abwicklung über spezielle Anbieter im Rahmenvertrag vor.

Zu den EDV-Firmen zählen HMM Deutschland, exklusiver Partner der Barmer GEK, die Unternehmen Medicomp, Optadata und Quas, die mit der TK kooperieren, sowie wheel-it. An die Plattformen der Dienstleister sind rund 50 weitere Kassen gekoppelt. Muss für die Hilfsmittelabgabe ein Kostenvoranschlag erstellt werden, registriert man sich beim Anbieter mit E-Mail-Adresse und IK-Nummer. Für den Antrag sind Daten zum Versicherten, dem Hilfsmittel und den Kosten erforderlich sowie das Rezept als Bilddatei. Diese Informationen werden in Echtzeit an den Sachbearbeiter übermittelt. Die Genehmigung wird ebenfalls elektronisch übertragen.

Die Kosten müssen vollständig von den Leistungserbringern getragen werden. Je nach Anbieter zahlen Apotheken entweder pro Kostenvoranschlag oder entrichten eine fixe Gebühr pro Monat: HMM verlangt 1,55 Prozent des Genehmigungswertes, mindestens 1,29 und maximal 60 Euro. Mitglieder eines Apothekerverbands zahlen die Konditionen eines im August geschlossenen Rahmenvertrags. Optadata will 60 bis 70 Cent für jeden Kostenvoranschlag, bei Medicomp müssen 10,20 Euro pro Monat gezahlt werden plus 50 Cent pro Genehmigung. Bei Ablehnung verlangen die drei Unternehmen keine Gebühren. Bei Quas kostet dagegen jeder gesendete Antrag 28 Cent.